Per què es necessita un check-list de planificació d'esdeveniments?

Tant si tot just està començant en el negoci de la planificació d'esdeveniments com si és un professional experimentat, segurament està familiaritzat amb el checklist de planificació d'esdeveniments, o almenys l'ha sentit esmentar en un curs o reunió del sector. Hi ha una raó per a això: és l'eina més valuosa per gestionar esdeveniments amb èxit.

Nota: un checklist de planificació d'esdeveniments també es coneix com a cronograma de treball o ruta crítica.

La planificació d'esdeveniments gira al voltant de la planificació. Fins i tot la idea més creativa fracassarà si no està ben organitzada i executada. Aquí és on entra en joc el checklist d'esdeveniments: la seva guia per mantenir-se organitzat i dins dels terminis previstos mentre gestiona l'enorme quantitat de responsabilitats i detalls d'un esdeveniment reeixit. És especialment útil quan es gestionen diversos esdeveniments alhora, ja que oblidar una tasca petita o endarrerir-se en una data límit pot generar un efecte dòmino en altres aspectes aparentment no relacionats.

Per això, no confiï en la seva memòria, notes adhesives o gargots en un bloc per mantenir el seu negoci funcionant sense problemes. Aprengui a construir un checklist de planificació d'esdeveniments efectiu, i aviat es convertirà en el seu millor aliat.

Per començar, reservi un temps a la seva agenda dedicat exclusivament a l'esdeveniment que està planejant. Després, aclareixi la seva ment: de debò, sense mirar el telèfon ni respondre correus. Ha de visualitzar l'esdeveniment de principi a fi sense interrupcions ni distraccions per poder planificar de manera efectiva totes les tasques necessàries.

Pensi en l'esdeveniment que està planejant i anoti tots els detalls ja confirmats: nom del client i informació de contacte, data de l'esdeveniment, ubicació, nombre d'assistents, etc. Tregui un calendari i marqui la data de l'esdeveniment en negreta. Reuneixi qualsevol material rellevant —fotos del lloc, llista de proveïdors a contactar— que formi part d'aquest esdeveniment.

La manera correcta de començar a escriure un checklist de planificació d'esdeveniments és treballar cap enrere.

Els convidats experimenten un esdeveniment com una reunió d'un o diversos dies on tot succeeix alhora, com una actuació en viu que apareix sobre l'escenari i s'executa a la perfecció. Els planificadors d'esdeveniments, en canvi, veuen cada esdeveniment com una sèrie de peces més petites que encaixen com un trencaclosques fins a culminar en l'esdeveniment final. Per això, com a planificadors, comencem des del principi: diverses setmanes o mesos abans que passi l'esdeveniment real.

En decidir per on començar el seu checklist, pensi a establir una base sòlida per al seu esdeveniment. Abans de triar esquemes de color o encarregar flors, cal abordar allò essencial. Des de la signatura de contractes fins a la negociació d'un bloc d'habitacions d'hotel, tot ha de quedar reflectit a la llista, per petit que sembli. La clau és prioritzar primer les tasques que es puguin completar amb antelació, per alliberar temps a l'agenda per a les tasques pendents properes a la data de l'esdeveniment.

Alguns exemples d'elements a incloure al seu checklist de planificació d'esdeveniments:

• Signar contractes (amb el client, el lloc, els proveïdors, etc.)
• Confirmar data i hora amb el lloc
• Contractar entreteniment (banda, orador, etc.)
• Bloquejar habitacions d'hotel
• Enviar invitacions
• Seleccionar el menú
• Contractar personal de sala
• Confirmar el nombre de convidats
• Realitzar una visita al lloc
• Confirmar la configuració de la sala

Per a cada element del seu checklist, afegeixi temps addicional. Si la data límit per enviar les invitacions és el 15 de març, inclogui una tasca per tenir-les llestes el 8 de març, una setmana abans. Això li dóna marge extra en cas que alguna cosa surti malament amb les invitacions o sorgeixi algun retard imprevist.

No n'hi ha prou amb escriure "signar contracte amb el proveïdor" i marcar la casella en acabar. Ha d'assegurar-se que el proveïdor hagi rebut la seva còpia del contracte i també li hagi retornat una còpia signada. Per això, per a cada element important, afegeixi un recordatori: per exemple, "Seguiment amb el servei de càtering sobre el contracte", seguit d'un altre recordatori posterior com "Contracte signat rebut del proveïdor".

No és estrany abordar una tasca i donar-la per completada quan en realitat només s'ha resolt per la seva part del procés.

Productes relacionats: Control d'Accessos per a Esdeveniments Hostesses i Promotores per a Esdeveniments