Una entrada que no retarda l'inici
Dues taules d'acreditació i personal format acrediten dues-centes persones en quinze minuts. Amb una sola taula, quaranta, i la jornada comença tard.
Conferències
Conferències
El contingut el poseu vosaltres; el que l'envolta decideix si s'aguanta fins al final
Ens ocupem del que envolta una conferència: recepció amb hostesses i acreditació, activitats curtes a les pauses, participació des del mòbil durant les ponències i un tancament que retingui la sala.
Una conferència té un contingut que la justifica i una operativa que decideix si aquest contingut arriba. L'operativa inclou com entren dues-centes persones en quinze minuts, què fan durant els vint de pausa, si la sala continua plena a les sis de la tarda i com s'acomiaden els assistents. Són coses que no apareixen al programa i que determinen la percepció de la jornada.
L'entrada és el primer punt crític. Acreditar dues-centes persones amb una sola taula porta quaranta minuts i retarda l'inici; amb dues taules i personal format, quinze. És aritmètica simple i tot i així és l'error més freqüent en jornades organitzades per equips que no s'hi dediquen habitualment.
Les pauses són el segon. Vint minuts de cafè sense res més produeixen grups tancats i mòbils. Amb una activitat curta —caricaturista, massatges, un carret d'alguna cosa bona— la gent es barreja i la pausa compleix la seva funció real, que és el networking. I amb participació des del mòbil durant les ponències, l'atenció se sosté molt millor al llarg del dia.
El tancament és el tercer. Una jornada que acaba quan s'acaba l'última ponència deixa la gent sortint en silenci. Un brindis, una cocteleria en viu o un número breu converteixen el final en un moment, retenen els assistents vint minuts més i allà es produeixen les converses que la conferència buscava generar.
- 15 mind'acreditació amb dues taules
- 20 minde pausa ben aprofitats
- 24 hresposta al pressupost
- 100%personal propi
Pauses que barregen
Vint minuts de cafè sense res més produeixen grups tancats. Una activitat curta genera cua i a la cua es produeix el networking que la jornada buscava.
Un final que no sigui el silenci
Un brindis o un número breu converteixen el tancament en un moment i retenen la sala vint minuts més, que és quan passen les millors converses.
Com ho muntem
Ens doneu el programa
Horari, nombre d'assistents, sala i quins altres proveïdors intervenen a la jornada.
Dimensionem l'operativa
Taules d'acreditació, personal, activitat de pausa i tancament, amb temps realistes.
Preparem materials
Senyalització, acreditacions, personalització de l'activitat i prova de la part digital.
Executem la jornada
Recepció, pauses, participació a sala i tancament, amb el nostre responsable pendent dels temps.
Formats i idees que funcionen
- Acreditació amb dos punts i personal amb llistat
- Votació en directe des del mòbil durant les ponències
- Caricaturista o massatges exprés al coffee break
- Carret de cafè d'especialitat a la pausa del matí
- Preguntes del públic recollides i prioritzades per vots
- Brindis de tancament amb cocteleria en viu
- Fotomatón amb marc de la jornada al costat de la sortida
- Enquesta final projectada amb els resultats al moment
Els temps sempre se'n van
En tota jornada de conferències el programa es retarda. Un ponent s'allarga, el torn de preguntes s'anima, la pausa es menja cinc minuts més. És tan sistemàtic que ho donem per fet: per això dimensionem la recepció perquè l'entrada no sumi retard i proposem activitats de pausa que rendeixen igual si duren quinze minuts en lloc de vint.
I per això el nostre responsable està pendent del rellotge durant tot el dia, en contacte amb qui moderi. Moure l'activitat de tancament deu minuts, escurçar una pausa o avançar el brindis són decisions que cal prendre al moment i que eviten que la jornada acabi mitja hora tard amb la sala ja buida.
Preguntes freqüents
Quant personal cal per acreditar?
Una persona per cada cent assistents com a referència, repartides en dos punts si supereu els cent cinquanta. Amb llistat previ i acreditacions preparades per ordre alfabètic el procés va bastant més ràpid.
Podeu gestionar la part de participació digital?
Sí: votació des del mòbil, preguntes del públic i enquestes, amb operador propi que llança cada intervenció al seu moment i us lliura els resultats en acabar.
Quina activitat encaixa en una pausa de vint minuts?
Les que es resolen en cinc minuts per persona: massatges exprés, caricaturista, cafè d'especialitat, degustació. Tot el que duri més genera una cua que no dona temps a absorbir abans que torni a començar el programa.
Treballeu amb la secretaria tècnica?
Sí, és l'habitual. Ens encarreguem de la part de recepció i activitat i encaixem amb qui porti la producció general, respectant els seus temps de muntatge i els seus interlocutors.
Es pot fer en diversos idiomes?
Sí. El nostre personal treballa en castellà, català i anglès, i les activitats que proposem per a públic internacional no depenen de l'idioma per funcionar.