Dimensionada per capacitat, no per catàleg
Calculem quantes persones atén cada activitat per hora i muntem les unitats que el vostre aforament necessita. És el que evita la cua de vint minuts després de la plenària.
Convencions d'Empresa
Convencions
En una convenció l'enemic no és l'avorriment: és el coll d'ampolla
Muntem la part d'activitat de convencions i reunions anuals: zones amb capacitat de rotació alta, reptes per equips amb marcador comú i dinàmiques que funcionen igual amb cent persones que amb mil.
Una convenció concentra molta gent en molt poc temps, i aquest és tot el problema logístic. Quan vuit-centes persones surten d'una plenària alhora i es troben amb tres activitats, es formen cues de vint minuts, la majoria se'n va al cafè i la inversió en entreteniment es queda sense fer servir. Per això el primer que calculem no és quina activitat posar, sinó quantes participacions per hora cal absorbir.
El segon element és el marcador. Una convenció sol tenir equips ja definits —per delegació, per regió, per unitat de negoci— i aprofitar-ho multiplica l'efecte. Un marcador comú que acumula punts de totes les activitats fa que la gent torni a provar, que es parli dels resultats al dinar i que el lliurament de premis del final tingui sentit en lloc de ser un tràmit.
Quant a contingut, funciona el que es resol ràpid i s'entén sense explicació llarga. Simuladors, jocs d'habilitat, reptes digitals, proves d'equip de cinc minuts. Tot el que requereixi briefing de deu minuts i equips formats sobre la marxa xoca amb el ritme d'una convenció, on el temps entre blocs és curt i sempre es va amb retard.
Treballem habitualment en hotels de congressos, recintes firals i espais grans. Aportem material, personal a cada punt i coordinació amb producció, i adaptem el muntatge a les finestres de càrrega del recinte, que en convencions grans solen ser de matinada i molt ajustades.
- 100-2.000assistents per convenció
- +120participacions per hora i activitat
- 24 hresposta al pressupost
- 100%material propi
Marcador comú entre delegacions
Aprofitem els equips que ja existeixen a l'empresa. El rànquing acumulat dona continuïtat a la jornada i converteix el lliurament de premis final en un moment real.
S'entén en deu segons
Activitats que no necessiten briefing llarg ni formar equips sobre la marxa. En una convenció sempre es va amb retard i el que exigeix explicació es queda buit.
Com ho muntem
Ens doneu l'agenda
Aforament, blocs de programa, quant dura cada pausa i en quin espai es desenvolupa la part d'activitat.
Calculem capacitat
Quantes participacions per hora calen i quantes unitats de cada activitat ho cobreixen sense generar cua.
Preparem el marcador
Equips, sistema de punts i pantalla de resultats, pactat amb vosaltres abans de l'esdeveniment.
Muntem i operem
Muntatge a la finestra assignada, personal a cada punt durant tota la convenció i resultats al tancament.
Formats i idees que funcionen
- Zona de simuladors amb rànquing per delegació
- Reptes ràpids de cinc minuts entre blocs de programa
- Joc digital amb puntuació acumulada durant els dos dies
- Fotomatón amb marc corporatiu a la zona de cafè
- Olimpíades per unitats de negoci a la tarda lliure
- Activitat de benvinguda la nit anterior per als que arriben abans
- Barra de cocteleria en viu per al tancament de la jornada
- Lliurament de premis amb podi i pantalla de resultats
El temps real que teniu
L'agenda d'una convenció sobre el paper gairebé mai no coincideix amb la real. La plenària s'allarga, el dinar es retarda i la pausa de quaranta minuts acaba sent de vint-i-cinc. És tan habitual que ho donem per fet en dissenyar: proposem activitats que rendeixen igual encara que el temps es retalli, i evitem formats que només funcionen si tot surt puntual.
També per això recomanem obrir la zona d'activitat abans que comenci oficialment. Els que arriben aviat la fan servir, es genera moviment visible i quan surt la plenària l'activitat ja està rodada. És un detall que no costa res i que redueix molt la pressió del coll d'ampolla.
Preguntes freqüents
Quantes activitats calen per a vuit-centes persones?
Depèn del temps disponible. Si la pausa és de trenta minuts, calen activitats que moguin més de cent persones per hora cadascuna, i entre cinc i vuit punts. Amb l'aforament i la durada de la pausa us donem el número exacte.
Podeu muntar de matinada?
Sí, és l'habitual en recintes de congressos. Treballem amb la finestra de càrrega que us assigni el recinte, encara que sigui entre les dues i les sis del matí, i deixem tot provat abans de l'obertura.
El marcador es pot projectar a la sala?
Sí. Els jocs digitals exporten resultats en temps real i es poden mostrar en pantalla. Ho coordinem amb el vostre equip d'audiovisuals perquè aparegui als moments de programa que decidiu.
Treballeu en anglès?
Sí. En convencions amb delegacions internacionals assignem personal que treballa en castellà i anglès, i prioritzem activitats que s'entenen sense dependre de l'idioma.
Cobriu convencions de diversos dies?
Sí. Es pot deixar el material muntat entre jornades amb la vigilància que el recinte exigeixi, o canviar la proposta d'un dia a l'altre si el programa ho demana.