Por qué se necesita un check-list de planificación de eventos ?

Ya sea que recién esté comenzando en el negocio de la planificación de eventos o sea un profesional experimentado, seguramente esté familiarizado con el checklist de planificación de eventos, o al menos lo haya escuchado mencionar en un curso o reunión del sector. Hay una razón para ello: es la herramienta más valiosa para gestionar eventos con éxito.

Nota: un checklist de planificación de eventos también se conoce como cronograma de trabajo o ruta crítica.

La planificación de eventos gira en torno a la planificación. Incluso la idea más creativa fracasará si no está bien organizada y ejecutada. Aquí es donde entra en juego el checklist de eventos: su guía para mantenerse organizado y dentro de los plazos previstos mientras gestiona la enorme cantidad de responsabilidades y detalles de un evento exitoso. Es especialmente útil cuando se gestionan varios eventos a la vez, ya que olvidar una tarea pequeña o retrasarse en una fecha límite puede generar un efecto dominó en otros aspectos aparentemente no relacionados.

Por eso, no confíe en su memoria, notas adhesivas o garabatos en un bloc para mantener su negocio funcionando sin problemas. Aprenda a construir un checklist de planificación de eventos efectivo, y pronto se convertirá en su mejor aliado.

Para comenzar, reserve un tiempo en su agenda dedicado exclusivamente al evento que está planeando. Después, despeje su mente: en serio, sin mirar el teléfono ni responder correos. Debe visualizar el evento de principio a fin sin interrupciones ni distracciones para poder planificar de forma efectiva todas las tareas necesarias.

Piense en el evento que está planeando y anote todos los detalles ya confirmados: nombre del cliente e información de contacto, fecha del evento, ubicación, número de asistentes, etc. Saque un calendario y marque la fecha del evento en negrita. Reúna cualquier material relevante —fotos del lugar, lista de proveedores a contactar— que forme parte de este evento.

La forma correcta de empezar a escribir un checklist de planificación de eventos es trabajar hacia atrás.

Los invitados experimentan un evento como una reunión de uno o varios días donde todo sucede a la vez, como una actuación en vivo que aparece sobre el escenario y se ejecuta a la perfección. Los planificadores de eventos, en cambio, ven cada evento como una serie de piezas más pequeñas que encajan como un rompecabezas hasta culminar en el evento final. Por eso, como planificadores, empezamos desde el principio: varias semanas o meses antes de que ocurra el evento real.

Al decidir por dónde empezar su checklist, piense en establecer una base sólida para su evento. Antes de elegir esquemas de color o encargar flores, hay que abordar lo esencial. Desde la firma de contratos hasta la negociación de un bloque de habitaciones de hotel, todo debe quedar reflejado en la lista, por pequeño que parezca. La clave es priorizar primero las tareas que se puedan completar con antelación, para liberar tiempo en la agenda para las tareas pendientes cercanas a la fecha del evento.

Algunos ejemplos de elementos a incluir en su checklist de planificación de eventos:

• Firmar contratos (con el cliente, el lugar, los proveedores, etc.)
• Confirmar fecha y hora con el lugar
• Contratar entretenimiento (banda, orador, etc.)
• Bloquear habitaciones de hotel
• Enviar invitaciones
• Seleccionar el menú
• Contratar personal de sala
• Confirmar el número de invitados
• Realizar una visita al lugar
• Confirmar la configuración de la sala

Para cada elemento de su checklist, añada tiempo adicional. Si la fecha límite para enviar las invitaciones es el 15 de marzo, incluya una tarea para tenerlas listas el 8 de marzo, una semana antes. Esto le da margen extra en caso de que algo salga mal con las invitaciones o surja algún retraso imprevisto.

No basta con escribir "firmar contrato con el proveedor" y marcar la casilla al terminar. Debe asegurarse de que el proveedor haya recibido su copia del contrato y también le haya devuelto una copia firmada. Por eso, para cada elemento importante, añada un recordatorio: por ejemplo, "Seguimiento con el servicio de catering sobre el contrato", seguido de otro recordatorio posterior como "Contrato firmado recibido del proveedor".

No es raro abordar una tarea y darla por completada cuando en realidad solo se ha resuelto por su parte del proceso.

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