La cua genera la conversa
Perquè dos desconeguts parlin calen una raó per aturar-se i una excusa. Una cua per alguna cosa que val la pena compleix totes dues alhora.
Congressos
Congressos
Els ponents omplen el programa; les pauses omplen l'agenda de contactes
Muntem la part de pauses de congressos: carrets de cafè i menjar, massatges exprés, caricaturistes, màgia de prop i microactivitats que fan que el networking passi sense forçar-lo.
Un congrés s'organitza al voltant del programa científic o professional, i amb raó: és el que justifica l'assistència. Però si es pregunta als assistents què els va aportar, una part molt gran de les respostes parla de qui van conèixer, no de què van escoltar. El networking és el producte real de molts congressos i passa gairebé exclusivament a les pauses.
El problema és que les pauses, per defecte, no produeixen networking. La gent surt de la sala, agafa un cafè, mira el mòbil i torna a entrar amb les mateixes persones amb qui va arribar. Perquè es barregin calen dues coses: una raó per aturar-se en un lloc concret i una excusa per parlar amb un desconegut. Una cua per alguna cosa que val la pena compleix totes dues funcions.
Per això funcionen tan bé les activitats curtes a l'àrea de pausa. Un carret de cafè d'especialitat, una estació de massatges de cinc minuts, un caricaturista, una degustació. Concentren la gent, generen cua, i en aquesta cua es produeixen les converses que el programa no pot programar. A més, són recordades: en enquestes de satisfacció de congressos, aquests detalls apareixen esmentats amb una freqüència desproporcionada respecte al seu cost.
Tot això conviu amb el programa sense interferir. Són activitats silencioses, que ocupen poc espai i que funcionen exactament a les franges en què la sala està buida. Ens coordinem amb la secretaria tècnica del congrés per encaixar horaris de muntatge, accessos i ubicació dins de l'àrea de coffee break.
- 5 minper massatge exprés
- 3pauses per jornada de congrés
- 24 hresposta al pressupost
- 100%activitats silencioses
No interfereix amb el programa
Activitats silencioses, de poc espai, que funcionen just a les franges en què la sala està buida. No competeixen amb cap ponència.
Es recorda més del que costa
A les enquestes de satisfacció, els massatges o el cafè d'especialitat apareixen esmentats amb una freqüència molt superior al seu pes al pressupost.
Com ho muntem
Ens doneu el programa
Horaris de pauses, nombre d'assistents i espai disponible a l'àrea de coffee break.
Proposem les activitats
Què encaixa a cada pausa, quanta gent atén i quant espai ocupa, amb preu tancat.
Coordinem amb secretaria
Horaris de muntatge, accessos, ubicació i documentació que demani el recinte.
Operem cada pausa
Activitat a cada franja amb personal propi, i retirada discreta quan torna a començar el programa.
Formats i idees que funcionen
- Carret de cafè d'especialitat a l'àrea de pausa
- Estació de massatges exprés de cinc minuts
- Caricaturista dibuixant els congressistes
- Màgia de prop recorrent l'àrea de networking
- Carret de gelats o granissats per a congressos d'estiu
- Fotomatón amb marc del congrés al costat del càtering
- Zona de descans amb jocs de taula silenciosos
- Activitat de benvinguda la tarda prèvia a l'obertura
La tarda prèvia i l'últim dia
Dos moments d'un congrés solen quedar desatesos i són els que més s'agraeixen. El primer és la tarda prèvia, quan arriben els assistents de fora i no hi ha res programat: una activitat de benvinguda lleugera a l'hotel o a la seu evita que cadascú sopi pel seu compte i avança el networking un dia sencer.
El segon és l'última franja de l'últim dia, quan el programa encara no ha acabat però mig auditori ja està pensant en el tren. Allà una activitat a l'àrea de pausa reté la gent al recinte i evita que les últimes ponències es facin davant d'una sala mig buida, que és un problema clàssic i bastant fàcil de mitigar.
Preguntes freqüents
Quanta gent atén una estació de massatges?
Entre deu i dotze persones per hora i massatgista, amb sessions de cinc minuts. Per a congressos de més de tres-cents assistents convé comptar amb dos o tres llocs si es vol evitar una cua que es mengi tota la pausa.
Interfereix amb el càtering del congrés?
No, es complementa. El càtering resol el menjar; nosaltres afegim el que genera cua i conversa. Coordinem la ubicació amb l'empresa de càtering per no solapar-nos al mateix punt.
Podeu personalitzar amb la imatge del congrés?
Sí: gots, marcs de fotomatón, paper del caricaturista i senyalització. Necessitem el logotip i els arxius amb uns dies de marge per produir.
Funciona en congressos mèdics o molt formals?
Sí, ajustant el to. Els massatges, el cafè d'especialitat i el caricaturista encaixen bé en contextos formals; descartem el que resulti estrident o massa lúdic per a aquell públic.
Cobriu diversos dies?
Sí. En congressos de dos o tres dies variem l'activitat per jornada perquè no es repeteixi, cosa que a més dona als assistents alguna cosa diferent per comentar cada dia.