Taula de continguts
- Determini el seu objectiu
- Trobi el seu planificador d'esdeveniments
- Entrevisti els sol·licitants
- Faci la seva selecció
- Defineixi el pressupost
- Faci seguiment del procés
Com triar el planificador d'esdeveniments adequat
Contractar un planificador d'esdeveniments extern no ha de ser una tasca descoratjadora. Ha de buscar els millors organitzadors per a les seves necessitats i avaluar-los acuradament abans de comprometre's amb un. Però primer, ha de saber exactament què li està demanant que faci.
1. Determini el seu objectiu
Abans de començar la seva cerca, ha de definir l'objectiu de l'esdeveniment, el pressupost disponible i el motiu de la subcontractació.
És important poder comunicar l'esquema general de l'esdeveniment i els seus objectius més importants. Un cop definits, començaran a sorgir idees clares sobre la temàtica i el missatge que desitja transmetre.
A continuació, determini el pressupost disponible per a un planificador i què s'espera exactament d'ell. Un planificador d'esdeveniments pot seleccionar el lloc, recomanar opcions de menjar i beguda, oradors i entreteniment, ser present el dia de l'esdeveniment per a les necessitats de producció i crear les invitacions.
Si no pot encarregar-se de tot això pel seu compte, és el moment d'iniciar la cerca d'un planificador.
2. Trobi el seu planificador d'esdeveniments
Ja sigui per a un esdeveniment social o una reunió corporativa, les regles per contractar un organitzador d'esdeveniments o servei de càtering són les mateixes: vol algú amb experiència en el tipus d'esdeveniment que organitzarà.
El boca-orella és una manera habitual de trobar planificador, ja sigui per a una festa d'aniversari, un esmorzar de negocis, un retir de cap de setmana o qualsevol altre tipus d'esdeveniment. Però no sempre és l'enfocament més efectiu.
Per trobar el millor organitzador per al seu projecte, busqui una empresa amb experiència i una sòlida reputació dins de la comunitat del sector. La reputació entre professionals pot ser un indicador més fiable que les referències d'amics.
Si vol saber qui té bona reputació a la seva zona, consulti l'oficina local de convencions i visitants o la cambra de comerç. També pot contactar amb el departament de vendes de convencions d'un hotel.
3. Entrevisti els sol·licitants
La majoria dels planificadors d'esdeveniments estaran ansiosos per conèixer els detalls del seu esdeveniment. Al principi, ofereixi informació breu i concentri's a avaluar la seva experiència durant la primera ronda d'entrevistes.
Redueixi la seva llista de candidats als tres finalistes més forts. A continuació, pregunti a cada candidat o empresa sobre el seu negoci, la seva experiència amb esdeveniments anteriors i com planifiquen les contingències. Un bon planificador el guiarà a través d'una conversa sobre els objectius generals de l'esdeveniment, el cronograma, el pressupost, el nombre de convidats i les preferències personals, i també li farà preguntes sobre la seva organització. Qui mostri veritable interès per conèixer els seus objectius i el seu esdeveniment es destacarà de la resta.
Tot i que no sempre és possible conèixer el candidat en persona a la primera ronda —especialment si l'esdeveniment se celebra fora de la ciutat—, aquest pas pot ser crític per triar el planificador adequat, ja que voldrà comptar amb algú amb qui tingui bona sintonia.
L'últim pas és verificar les referències dels candidats: contacti amb antics clients i asseguri's que no hi hagi esdeveniments mal gestionats al seu historial.
4. Faci la seva selecció
Ara és el moment de reduir la seva elecció a un únic candidat. Un cop realitzada la contractació, el planificador hauria de poder compartir amb vostè un pla detallat per a l'esdeveniment. És el moment de proposar idees creatives i descartar aquelles que no funcionin.
5. Defineixi el pressupost
Moltes persones que organitzen un esdeveniment per primera vegada volen un esdeveniment de xampany amb pressupost de cervesa. El seu planificador pot treure el màxim partit al seu pressupost, però és possible que hagi d'ajustar una mica la seva visió inicial a la realitat.
Han de treballar junts per aconseguir un pressupost realista. No oblidi esbrinar les tarifes que cobrarà el planificador i com s'incorporaran al pressupost: aquestes varien àmpliament segons el professional.
Se li demanarà que proporcioni dipòsits, documentació i contractes tant a l'organitzador com als espais i serveis contractats. Com sempre, faci revisar els contractes per un advocat abans de signar-los.
6. Faci seguiment del procés
La majoria dels problemes relacionats amb la planificació d'esdeveniments sorgeixen per falta de seguiment. La planificació d'esdeveniments requereix una coordinació efectiva de la logística: mantingui's al corrent del projecte i no permeti que el planificador prengui decisions importants sense la seva aportació.
Si tot surt segons el previst, el procés es desenvoluparà sense problemes i haurà sumat un excel·lent planificador a la seva xarxa per a futures necessitats.
Si el procés troba algun obstacle abans del gran dia, intervingui i treballi per corregir-lo: els malentesos es poden resoldre, i els problemes inesperats es poden solucionar. Però estigui preparat, si tot la resta falla, per prescindir del seu planificador i recórrer a un pla B.
Productes relacionats: Hostesses i Promotores per a Esdeveniments Control d'Accessos per a Esdeveniments
