Cómo encontrar y contratar al mejor planificador de eventos

1. Determine su objetivo
2. Encuentre su planificador de eventos
3. Entreviste a los solicitantes
4. Haga su selección
5. Defina el presupuesto
6. Haga seguimiento del proceso

Contratar un planificador de eventos externo no tiene por qué ser una tarea desalentadora. Debe buscar a los mejores organizadores para sus necesidades y evaluarlos cuidadosamente antes de comprometerse con uno. Pero primero, debe saber exactamente qué le está pidiendo que haga.

Antes de comenzar su búsqueda, debe definir el objetivo del evento, el presupuesto disponible y el motivo de la subcontratación.

Es importante poder comunicar el esquema general del evento y sus objetivos más importantes. Una vez definidos, empezarán a surgir ideas claras sobre la temática y el mensaje que desea transmitir.

A continuación, determine el presupuesto disponible para un planificador y qué se espera exactamente de él. Un planificador de eventos puede seleccionar el lugar, recomendar opciones de comida y bebida, oradores y entretenimiento, estar presente el día del evento para las necesidades de producción y crear las invitaciones.

Si no puede encargarse de todo esto por su cuenta, es el momento de iniciar la búsqueda de un planificador.

Ya sea para un evento social o una reunión corporativa, las reglas para contratar a un organizador de eventos o servicio de catering son las mismas: quiere a alguien con experiencia en el tipo de evento que va a organizar.

El boca a boca es una forma habitual de encontrar planificador, ya sea para una fiesta de aniversario, un desayuno de negocios, un retiro de fin de semana o cualquier otro tipo de evento. Pero no siempre es el enfoque más efectivo.

Para encontrar al mejor organizador para su proyecto, busque una empresa con experiencia y una sólida reputación dentro de la comunidad del sector. La reputación entre profesionales puede ser un indicador más fiable que las referencias de amigos.

Si quiere saber quién tiene buena reputación en su zona, consulte la oficina local de convenciones y visitantes o la cámara de comercio. También puede contactar con el departamento de ventas de convenciones de un hotel.

La mayoría de los planificadores de eventos estarán ansiosos por conocer los detalles de su evento. Al principio, ofrezca información breve y concéntrese en evaluar su experiencia durante la primera ronda de entrevistas.

Reduzca su lista de candidatos a los tres finalistas más fuertes. A continuación, pregunte a cada candidato o empresa sobre su negocio, su experiencia con eventos anteriores y cómo planifican las contingencias. Un buen planificador lo guiará a través de una conversación sobre los objetivos generales del evento, el cronograma, el presupuesto, el número de invitados y las preferencias personales, y también le hará preguntas sobre su organización. Quien muestre verdadero interés por conocer sus objetivos y su evento se destacará del resto.

Aunque no siempre es posible conocer al candidato en persona en la primera ronda —especialmente si el evento se celebra fuera de la ciudad—, este paso puede ser crítico para elegir al planificador adecuado, ya que querrá contar con alguien con quien tenga buena sintonía.

El último paso es verificar las referencias de los candidatos: contacte con antiguos clientes y asegúrese de que no haya eventos mal gestionados en su historial.

Ahora es el momento de reducir su elección a un único candidato. Una vez realizada la contratación, el planificador debería poder compartir con usted un plan detallado para el evento. Es el momento de proponer ideas creativas y descartar aquellas que no funcionen.

Muchas personas que organizan un evento por primera vez quieren un evento de champán con presupuesto de cerveza. Su planificador puede sacar el máximo partido a su presupuesto, pero es posible que tenga que ajustar un poco su visión inicial a la realidad.

Deben trabajar juntos para lograr un presupuesto realista. No olvide averiguar las tarifas que cobrará el planificador y cómo se incorporarán al presupuesto: estas varían ampliamente según el profesional.

Se le pedirá que proporcione depósitos, documentación y contratos tanto al organizador como a los espacios y servicios contratados. Como siempre, haga revisar los contratos por un abogado antes de firmarlos.

La mayoría de los problemas relacionados con la planificación de eventos surgen por falta de seguimiento. La planificación de eventos requiere una coordinación efectiva de la logística: manténgase al tanto del proyecto y no permita que el planificador tome decisiones importantes sin su aporte.

Si todo sale según lo previsto, el proceso se desarrollará sin problemas y habrá sumado un excelente planificador a su red para futuras necesidades.

Si el proceso encuentra algún obstáculo antes del gran día, intervenga y trabaje para corregirlo: los malentendidos se pueden resolver, y los problemas inesperados se pueden solucionar. Pero esté preparado, si todo lo demás falla, para prescindir de su planificador y recurrir a un plan B.

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