Taula de continguts
- Organitza el teu esdeveniment en una pissarra
- Pressupost de l'esdeveniment
- Un temps i un lloc per a cada esdeveniment
- Iteració de les invitacions al teu esdeveniment
- Visita el lloc abans de l'esdeveniment
Com començar a planificar un esdeveniment sense experiència prèvia
Aquí està el dilema: necessiten que t'encarreguis de planificar un esdeveniment, però no tens experiència en la gestió d'esdeveniments i d'alguna manera aquest deure ha caigut sobre les teves espatlles.
Relaxa't. Som aquí per ajudar.
Moltes organitzacions no tenen una persona específica dedicada al màrqueting d'esdeveniments. Tanmateix, un esdeveniment pot fer o desfer una campanya sencera. Aquí tens alguns consells útils per acompanyar-te des del procés de planificació fins al gran dia.
1. Organitza el teu esdeveniment en una pissarra
No importa el tipus d'esdeveniment que estiguis planejant: has de traçar una estratègia abans de res.
- Quin és l'objectiu del teu esdeveniment?
- Estàs presentant un nou producte o servei als clients?
- Tens una demostració de l'esdeveniment o referències d'esdeveniments passats?
Tant si el teu objectiu final és posar-te davant de persones influents com presentar-te davant d'un grup d'executius, necessites plasmar la teva estratègia per escrit. Analitza la teva audiència ideal, quin missatge ressonarà amb ells i com mesuraràs els resultats.
Recorda: no sabràs si el teu esdeveniment va ser un èxit o un fracàs tret que tinguis les mètriques correctes des de l'inici.
2. Pressupost de l'esdeveniment
Un cop definits els objectius, cal calcular quant costarà assolir-los.
En la nostra experiència, és útil fer una llista amb el preu de cada element necessari perquè l'esdeveniment se celebri. Això pot incloure:
- Cartells
- Invitacions
- Un nou lloc web
- Menjar
- Begudes
- Música
- Regals
- Entreteniment per als convidats
Pensa en els esdeveniments als quals has assistit i imagina tots els petits detalls implicats. Què necessites absolutament i de què pots prescindir? Fes una llista de verificació del pressupost i comença a calcular un preu global.
3. Un temps i un lloc per a cada esdeveniment
Vas a rebre executius o gerents? És una presentació o un còctel de networking? Aquest esdeveniment forma part de la teva estratègia de generació de demanda o de reconeixement de marca?
La resposta a aquestes preguntes ha de determinar l'horari i la ubicació de l'esdeveniment:
- Si t'adreces a executius ocupats, planifica un esmorzar elegant.
- Un esdeveniment de networking funciona millor al vespre amb còctels.
- Una presentació se sent forçada en un bar: és millor celebrar-la en un hotel o sala de conferències.
Tingues en compte com l'entorn influeix en la capacitat d'atenció dels assistents i en el tipus de missatge que esperen escoltar.
4. Iteració de les invitacions al teu esdeveniment
La invitació és un dels aspectes més importants de tot el procés de planificació. No convé enviar-la ni massa aviat ni massa tard.
Tres setmanes abans de l'esdeveniment sol estar bé, tot i que si vols accedir a les agendes d'executius, és recomanable enviar-la encara abans. Una invitació detallada és apropiada per a un sopar, però convé ser més directe si es tracta d'una demostració. Inclou instruccions d'accés, incloent-hi el transport públic: facilita al màxim l'assistència.
També convé segmentar la llista de convidats. L'automatització de màrqueting ajuda enormement en aquest punt: una invitació pensada per a analistes no tindrà el mateix impacte a la safata d'entrada d'un CMO. A més, cal fer seguiment: els qui ja han confirmat assistència han de rebre recordatoris diferents, en temps i missatge, dels qui encara no ho han fet.
5. Visita el lloc abans de l'esdeveniment
Visita el lloc el dia abans del teu esdeveniment. Imagina com vols que els assistents visquin l'experiència.
- Quina senyalització ha de ser present per evitar confusions?
- On s'ha d'ubicar el personal?
En definitiva, es tracta d'entendre què veuran els teus convidats des que entren per la porta fins que arriben a la taula de registre. Sent l'espai. L'única manera d'anticipar com es viurà el teu esdeveniment és visitar-lo abans, posant-te al lloc dels teus convidats.
Productes relacionats: Cocteleria per a Esdeveniments Jocs Gegants per a Esdeveniments Hostesses i Promotores per a Esdeveniments
