5 consejos de planificación de eventos para principiantes

1. Organiza tu evento en una pizarra
2. Presupuesto del evento
3. Un tiempo y lugar para cada evento
4. Iteración de las invitaciones a tu evento
5. Visita el lugar antes del evento

Aquí está el dilema: necesitan que te encargues de planificar un evento, pero no tienes experiencia en la gestión de eventos y de alguna forma este deber ha caído sobre tus hombros.

Relájate. Estamos aquí para ayudar.

Muchas organizaciones no tienen una persona específica dedicada al marketing de eventos. Sin embargo, un evento puede hacer o deshacer una campaña entera. Aquí tienes algunos consejos útiles para acompañarte desde el proceso de planificación hasta el gran día.

No importa el tipo de evento que estés planeando: debes trazar una estrategia antes de nada.

• ¿Cuál es el objetivo de tu evento?
• ¿Estás presentando un nuevo producto o servicio a los clientes?
• ¿Tienes una demostración del evento o referencias de eventos pasados?

Ya sea que tu objetivo final sea ponerte frente a personas influyentes o presentarte ante un grupo de ejecutivos, necesitas plasmar tu estrategia por escrito. Analiza a tu audiencia ideal, qué mensaje resonará con ellos y cómo vas a medir los resultados.

Recuerda: no sabrás si tu evento fue un éxito o un fracaso a menos que tengas las métricas correctas desde el inicio.

Una vez definidos los objetivos, hay que calcular cuánto costará alcanzarlos.

En nuestra experiencia, es útil hacer una lista con el precio de cada elemento necesario para que el evento se celebre. Esto puede incluir:

• Carteles
• Invitaciones
• Un nuevo sitio web
• Comida
• Bebidas
• Música
• Regalos
• Entretenimiento para los invitados

Piensa en los eventos a los que has asistido e imagina todos los pequeños detalles involucrados. ¿Qué necesitas absolutamente y sin qué puedes prescindir? Haz una lista de verificación del presupuesto y empieza a calcular un precio global.

¿Vas a recibir a ejecutivos o gerentes? ¿Es una presentación o un cóctel de networking? ¿Este evento forma parte de tu estrategia de generación de demanda o de reconocimiento de marca?

La respuesta a estas preguntas debe determinar el horario y la ubicación del evento:

• Si te diriges a ejecutivos ocupados, planifica un desayuno elegante.
• Un evento de networking funciona mejor por la noche con cócteles.
• Una presentación se siente forzada en un bar: es mejor celebrarla en un hotel o sala de conferencias.

Ten en cuenta cómo el entorno influye en la capacidad de atención de los asistentes y en el tipo de mensaje que esperan escuchar.

La invitación es uno de los aspectos más importantes de todo el proceso de planificación. No conviene enviarla ni demasiado pronto ni demasiado tarde.

Tres semanas antes del evento suele estar bien, aunque si quieres acceder a las agendas de ejecutivos, es recomendable enviarla incluso antes. Una invitación detallada es apropiada para una cena, pero conviene ser más directo si se trata de una demostración. Incluye instrucciones de acceso, incluido el transporte público: facilita al máximo la asistencia.

También conviene segmentar la lista de invitados. La automatización de marketing ayuda enormemente en este punto: una invitación pensada para analistas no tendrá el mismo impacto en la bandeja de entrada de un CMO. Además, hay que hacer seguimiento: quienes ya confirmaron asistencia deben recibir recordatorios distintos, en tiempo y mensaje, de quienes aún no lo han hecho.

Visita el lugar el día antes de tu evento. Imagina cómo quieres que los asistentes vivan la experiencia.

• ¿Qué señalización debe estar presente para evitar confusiones?
• ¿Dónde debe ubicarse el personal?

En definitiva, se trata de entender qué verán tus invitados desde que entran por la puerta hasta que llegan a la mesa de registro. Siente el espacio. La única forma de anticipar cómo se vivirá tu evento es visitarlo antes, poniéndote en el lugar de tus invitados.

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