Els 10 millors consells per a la gestió d'esdeveniments amb èxit

1. Comenci aviat
2. Romangui flexible
3. Negociï
4. Assigni responsabilitats
5. Creï un document compartit
6. Tingui un pla de suport
7. Faci un recorregut
8. Fotografiï tot
9. Connecti's en línia
10. Faci un seguiment immediat

La planificació d'un esdeveniment pot ser un procés estressant i, sovint, deixa els organitzadors aclaparats. Aquests 10 consells principals per a la gestió d'esdeveniments amb èxit l'ajudaran a dominar l'art de planificar un esdeveniment memorable i efectiu.

Comenci a planificar tan aviat com sigui possible. Si el seu esdeveniment és gran, hauria de començar amb quatre a sis mesos d'antelació. Els esdeveniments més petits necessiten almenys un mes. Perquè l'execució final flueixi sense problemes, asseguri's que tots els contractes amb proveïdors estiguin tancats unes setmanes abans de l'esdeveniment.

Al llarg de la planificació, les coses canviaran: horaris, ubicacions o fins i tot el tipus d'esdeveniment que està organitzant. Ha de ser flexible i saber adaptar-se a les demandes canviants.

Malgrat el que diguin molts proveïdors, tot és negociable. Recordi que sempre hi haurà costos imprevistos, així que intenti negociar el preu més baix possible. Determini el seu pressupost abans de reunir-se amb un proveïdor i ofereixi pagar un 5-10% per sota d'aquesta xifra. El proveïdor pot resistir-se, però al final voldrà guanyar el seu negoci.

Divideixi els elements de l'esdeveniment en seccions (per exemple, registre, càtering, transport) i assigni cadascuna a un membre del seu equip. En ser els únics responsables de la seva pròpia secció, estaran molt més atents als petits canvis de detall.

El núvol facilita enormement la col·laboració amb el seu equip. Per mantenir tothom alineat, creï un manual o document central que detalli tot allò relacionat amb l'esdeveniment: contractes amb proveïdors, informació dels assistents i plànol de l'espai. Amb un document compartit, tot l'equip pot consultar-lo i detectar qualsevol cosa fora de lloc.

És rar que un esdeveniment es desenvolupi sense almenys un contratemps: un element que no arriba, una persona important que es retarda. Avaluï els actius més importants del seu esdeveniment i creï un pla de suport per a cadascun. Si sorgeixen diversos problemes, classifiqui'ls i decideixi si es pot trobar una alternativa o si cal eliminar-los de l'esdeveniment.

Unes dues setmanes abans de l'esdeveniment, faci una revisió completa del procés. Reuneixi el seu equip i repassi mentalment tot, des del muntatge inicial fins al seguiment posterior. Les complicacions solen sortir a la llum en aquestes reunions, donant-li temps per corregir-les. Uns dies abans de l'esdeveniment, organitzi un altre assaig al mateix lloc.

Les imatges valen més que mil paraules, i publicar fotos positives en línia és una manera excel·lent de demostrar l'èxit del seu esdeveniment. Si el seu pressupost ho permet, contracti un fotògraf professional: sabrà quin tipus de preses necessita i li demanarà els detalls amb antelació. Sol·liciti diverses preses per cobrir tots els angles: una vista general de la sala, fotos de la marca de l'esdeveniment i moltes imatges dels assistents gaudint.

Un esdeveniment és la manera perfecta d'augmentar la seva presència a les xarxes socials. Creï una etiqueta personalitzada per a Twitter i animi els seus seguidors a fer-la servir. De la mateixa manera, creï un esdeveniment a Facebook i animi la gent a etiquetar-lo en publicacions rellevants. Pugi les seves fotos en acabar l'esdeveniment i animi activament els usuaris a etiquetar-se.

En acabar l'esdeveniment, molts organitzadors cauen en una trampa comuna: prendre's un descans. Encara que la logística ja estigui resolta, és important ser proactiu en el seguiment amb els assistents, ja sigui per correu electrònic o xarxes socials, per demostrar l'èxit de l'esdeveniment i mantenir el vincle creat.

Productes relacionats: Control d'Accessos per a Esdeveniments Hostesses i Promotores per a Esdeveniments