Dimensionada por capacidad, no por catálogo
Calculamos cuántas personas atiende cada actividad por hora y montamos las unidades que vuestro aforo necesita. Es lo que evita la cola de veinte minutos tras la plenaria.
Convenciones de Empresa
Convenciones
En una convención el enemigo no es el aburrimiento: es el cuello de botella
Montamos la parte de actividad de convenciones y reuniones anuales: zonas con capacidad de rotación alta, retos por equipos con marcador común y dinámicas que funcionan igual con cien personas que con mil.
Una convención concentra a mucha gente en muy poco tiempo, y ese es todo el problema logístico. Cuando ochocientas personas salen de una plenaria a la vez y se encuentran con tres actividades, se forman colas de veinte minutos, la mayoría se va al café y la inversión en entretenimiento se queda sin usar. Por eso lo primero que calculamos no es qué actividad poner, sino cuántas participaciones por hora hace falta absorber.
El segundo elemento es el marcador. Una convención suele tener equipos ya definidos —por delegación, por región, por unidad de negocio— y aprovecharlo multiplica el efecto. Un marcador común que acumula puntos de todas las actividades hace que la gente vuelva a probar, que se hable de los resultados en la comida y que la entrega de premios del final tenga sentido en lugar de ser un trámite.
En cuanto a contenido, funciona lo que se resuelve rápido y se entiende sin explicación larga. Simuladores, juegos de habilidad, retos digitales, pruebas de equipo de cinco minutos. Todo lo que requiera briefing de diez minutos y equipos formados sobre la marcha choca con el ritmo de una convención, donde el tiempo entre bloques es corto y siempre se va con retraso.
Trabajamos habitualmente en hoteles de congresos, recintos feriales y espacios grandes. Aportamos material, personal en cada punto y coordinación con producción, y adaptamos el montaje a las ventanas de carga del recinto, que en convenciones grandes suelen ser de madrugada y muy ajustadas.
- 100-2.000asistentes por convención
- +120participaciones por hora y actividad
- 24 hrespuesta al presupuesto
- 100%material propio
Marcador común entre delegaciones
Aprovechamos los equipos que ya existen en la empresa. El ranking acumulado da continuidad a la jornada y convierte la entrega de premios final en un momento real.
Se entiende en diez segundos
Actividades que no necesitan briefing largo ni formar equipos sobre la marcha. En una convención siempre se va con retraso y lo que exige explicación se queda vacío.
Cómo lo montamos
Nos dais la agenda
Aforo, bloques de programa, cuánto dura cada pausa y en qué espacio se desarrolla la parte de actividad.
Calculamos capacidad
Cuántas participaciones por hora hacen falta y cuántas unidades de cada actividad lo cubren sin generar cola.
Preparamos el marcador
Equipos, sistema de puntos y pantalla de resultados, pactado con vosotros antes del evento.
Montamos y operamos
Montaje en la ventana asignada, personal en cada punto durante toda la convención y resultados al cierre.
Formatos e ideas que funcionan
- Zona de simuladores con ranking por delegación
- Retos rápidos de cinco minutos entre bloques de programa
- Juego digital con puntuación acumulada durante los dos días
- Fotomatón con marco corporativo en la zona de café
- Olimpiadas por unidades de negocio en la tarde libre
- Actividad de bienvenida la noche anterior para los que llegan antes
- Barra de coctelería en vivo para el cierre de la jornada
- Entrega de premios con podio y pantalla de resultados
El tiempo real que tenéis
La agenda de una convención sobre el papel casi nunca coincide con la real. La plenaria se alarga, la comida se retrasa y la pausa de cuarenta minutos acaba siendo de veinticinco. Es tan habitual que lo damos por hecho al diseñar: proponemos actividades que rinden igual aunque el tiempo se recorte, y evitamos formatos que solo funcionan si todo sale puntual.
También por eso recomendamos abrir la zona de actividad antes de que empiece oficialmente. Los que llegan pronto la usan, se genera movimiento visible y cuando sale la plenaria la actividad ya está rodada. Es un detalle que no cuesta nada y que reduce mucho la presión del cuello de botella.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas actividades hacen falta para ochocientas personas?
Depende del tiempo disponible. Si la pausa es de treinta minutos, hacen falta actividades que muevan más de cien personas por hora cada una, y entre cinco y ocho puntos. Con el aforo y la duración de la pausa os damos el número exacto.
¿Podéis montar de madrugada?
Sí, es lo habitual en recintos de congresos. Trabajamos con la ventana de carga que os asigne el recinto, aunque sea entre las dos y las seis de la mañana, y dejamos todo probado antes de la apertura.
¿El marcador se puede proyectar en la sala?
Sí. Los juegos digitales exportan resultados en tiempo real y se pueden mostrar en pantalla. Lo coordinamos con vuestro equipo de audiovisuales para que aparezca en los momentos de programa que decidáis.
¿Trabajáis en inglés?
Sí. En convenciones con delegaciones internacionales asignamos personal que trabaja en castellano e inglés, y priorizamos actividades que se entienden sin depender del idioma.
¿Cubrís convenciones de varios días?
Sí. Se puede dejar el material montado entre jornadas con la vigilancia que el recinto exija, o cambiar la propuesta de un día a otro si el programa lo pide.