La cola genera la conversación
Para que dos desconocidos hablen hacen falta una razón para detenerse y una excusa. Una cola por algo que merece la pena cumple las dos a la vez.
Congresos
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Los ponentes llenan el programa; las pausas llenan la agenda de contactos
Montamos la parte de pausas de congresos: carritos de café y comida, masajes exprés, caricaturistas, magia de cerca y microactividades que hacen que el networking ocurra sin forzarlo.
Un congreso se organiza alrededor del programa científico o profesional, y con razón: es lo que justifica la asistencia. Pero si se pregunta a los asistentes qué les aportó, una parte muy grande de las respuestas habla de a quién conocieron, no de qué escucharon. El networking es el producto real de muchos congresos y ocurre casi exclusivamente en las pausas.
El problema es que las pausas, por defecto, no producen networking. La gente sale de la sala, coge un café, mira el móvil y vuelve a entrar con las mismas personas con las que llegó. Para que se mezclen hacen falta dos cosas: una razón para detenerse en un sitio concreto y una excusa para hablar con un desconocido. Una cola por algo que merece la pena cumple ambas funciones.
Por eso funcionan tan bien las actividades cortas en el área de pausa. Un carrito de café de especialidad, una estación de masajes de cinco minutos, un caricaturista, una degustación. Concentran a la gente, generan cola, y en esa cola se producen las conversaciones que el programa no puede programar. Además, son recordadas: en encuestas de satisfacción de congresos, estos detalles aparecen mencionados con una frecuencia desproporcionada respecto a su coste.
Todo esto convive con el programa sin interferir. Son actividades silenciosas, que ocupan poco espacio y que funcionan exactamente en las franjas en que la sala está vacía. Nos coordinamos con la secretaría técnica del congreso para encajar horarios de montaje, accesos y ubicación dentro del área de coffee break.
- 5 minpor masaje exprés
- 3pausas por jornada de congreso
- 24 hrespuesta al presupuesto
- 100%actividades silenciosas
No interfiere con el programa
Actividades silenciosas, de poco espacio, que funcionan justo en las franjas en las que la sala está vacía. No compiten con ninguna ponencia.
Se recuerda más de lo que cuesta
En las encuestas de satisfacción, los masajes o el café de especialidad aparecen mencionados con una frecuencia muy superior a su peso en el presupuesto.
Cómo lo montamos
Nos dais el programa
Horarios de pausas, número de asistentes y espacio disponible en el área de coffee break.
Proponemos las actividades
Qué encaja en cada pausa, cuánta gente atiende y cuánto espacio ocupa, con precio cerrado.
Coordinamos con secretaría
Horarios de montaje, accesos, ubicación y documentación que pida el recinto.
Operamos cada pausa
Actividad en cada franja con personal propio, y retirada discreta cuando vuelve a empezar el programa.
Formatos e ideas que funcionan
- Carrito de café de especialidad en el área de pausa
- Estación de masajes exprés de cinco minutos
- Caricaturista dibujando a los congresistas
- Magia de cerca recorriendo el área de networking
- Carrito de helados o granizados para congresos de verano
- Fotomatón con marco del congreso junto al catering
- Zona de descanso con juegos de mesa silenciosos
- Actividad de bienvenida la tarde previa a la apertura
La tarde previa y el último día
Dos momentos de un congreso suelen quedar desatendidos y son los que más se agradecen. El primero es la tarde previa, cuando llegan los asistentes de fuera y no hay nada programado: una actividad de bienvenida ligera en el hotel o en la sede evita que cada uno cene por su cuenta y adelanta el networking un día entero.
El segundo es la última franja del último día, cuando el programa aún no ha terminado pero medio auditorio ya está pensando en el tren. Ahí una actividad en el área de pausa retiene a la gente en el recinto y evita que las últimas ponencias se den ante una sala medio vacía, que es un problema clásico y bastante fácil de mitigar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánta gente atiende una estación de masajes?
Entre diez y doce personas por hora y masajista, con sesiones de cinco minutos. Para congresos de más de trescientos asistentes conviene contar con dos o tres puestos si se quiere evitar una cola que se coma toda la pausa.
¿Interfiere con el catering del congreso?
No, se complementa. El catering resuelve la comida; nosotros añadimos lo que genera cola y conversación. Coordinamos la ubicación con la empresa de catering para no solaparnos en el mismo punto.
¿Podéis personalizar con la imagen del congreso?
Sí: vasos, marcos de fotomatón, papel del caricaturista y señalización. Necesitamos el logo y los archivos con unos días de margen para producir.
¿Funciona en congresos médicos o muy formales?
Sí, ajustando el tono. Los masajes, el café de especialidad y el caricaturista encajan bien en contextos formales; descartamos lo que resulte estridente o demasiado lúdico para ese público.
¿Cubrís varios días?
Sí. En congresos de dos o tres días variamos la actividad por jornada para que no se repita, lo que además da a los asistentes algo distinto que comentar cada día.