Una entrada que no retrasa el inicio
Dos mesas de acreditación y personal formado acreditan a doscientas personas en quince minutos. Con una sola mesa, cuarenta, y la jornada empieza tarde.
Conferencias
Conferencias
El contenido lo ponéis vosotros; lo que lo rodea decide si se aguanta hasta el final
Nos ocupamos de lo que rodea una conferencia: recepción con azafatas y acreditación, actividades cortas en las pausas, participación desde el móvil durante las ponencias y un cierre que retenga a la sala.
Una conferencia tiene un contenido que la justifica y una operativa que decide si ese contenido llega. La operativa incluye cómo entran doscientas personas en quince minutos, qué hacen durante los veinte de pausa, si la sala sigue llena a las seis de la tarde y cómo se despide a los asistentes. Son cosas que no aparecen en el programa y que determinan la percepción de la jornada.
La entrada es el primer punto crítico. Acreditar a doscientas personas con una sola mesa lleva cuarenta minutos y retrasa el inicio; con dos mesas y personal formado, quince. Es aritmética simple y aun así es el error más frecuente en jornadas organizadas por equipos que no se dedican a esto habitualmente.
Las pausas son el segundo. Veinte minutos de café sin nada más producen grupos cerrados y móviles. Con una actividad corta —caricaturista, masajes, un carrito de algo bueno— la gente se mezcla y la pausa cumple su función real, que es el networking. Y con participación desde el móvil durante las ponencias, la atención se sostiene mucho mejor a lo largo del día.
El cierre es el tercero. Una jornada que termina cuando se acaba la última ponencia deja a la gente saliendo en silencio. Un brindis, una coctelería en vivo o un número breve convierten el final en un momento, retienen a los asistentes veinte minutos más y ahí se producen las conversaciones que la conferencia buscaba generar.
- 15 minde acreditación con dos mesas
- 20 minde pausa bien aprovechados
- 24 hrespuesta al presupuesto
- 100%personal propio
Pausas que mezclan
Veinte minutos de café sin nada más producen grupos cerrados. Una actividad corta genera cola y en la cola se produce el networking que la jornada buscaba.
Un final que no sea el silencio
Un brindis o un número breve convierten el cierre en un momento y retienen a la sala veinte minutos más, que es cuando ocurren las mejores conversaciones.
Cómo lo montamos
Nos dais el programa
Horario, número de asistentes, sala y qué otros proveedores intervienen en la jornada.
Dimensionamos la operativa
Mesas de acreditación, personal, actividad de pausa y cierre, con tiempos realistas.
Preparamos materiales
Señalización, acreditaciones, personalización de la actividad y prueba de la parte digital.
Ejecutamos la jornada
Recepción, pausas, participación en sala y cierre, con nuestro responsable pendiente de los tiempos.
Formatos e ideas que funcionan
- Acreditación con dos puntos y personal con listado
- Votación en directo desde el móvil durante las ponencias
- Caricaturista o masajes exprés en el coffee break
- Carrito de café de especialidad en la pausa de la mañana
- Preguntas del público recogidas y priorizadas por votos
- Brindis de cierre con coctelería en vivo
- Fotomatón con marco de la jornada junto a la salida
- Encuesta final proyectada con los resultados al momento
Los tiempos siempre se van
En toda jornada de conferencias el programa se retrasa. Un ponente se alarga, el turno de preguntas se anima, la pausa se come cinco minutos más. Es tan sistemático que lo damos por hecho: por eso dimensionamos la recepción para que la entrada no sume retraso y proponemos actividades de pausa que rinden igual si duran quince minutos en lugar de veinte.
Y por eso nuestro responsable está pendiente del reloj durante todo el día, en contacto con quien modere. Mover la actividad de cierre diez minutos, acortar una pausa o adelantar el brindis son decisiones que hay que tomar en el momento y que evitan que la jornada termine media hora tarde con la sala ya vacía.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto personal hace falta para acreditar?
Una persona por cada cien asistentes como referencia, repartidas en dos puntos si superáis las ciento cincuenta. Con listado previo y acreditaciones preparadas por orden alfabético el proceso va bastante más rápido.
¿Podéis gestionar la parte de participación digital?
Sí: votación desde el móvil, preguntas del público y encuestas, con operador propio que lanza cada intervención en su momento y os entrega los resultados al terminar.
¿Qué actividad encaja en una pausa de veinte minutos?
Las que se resuelven en cinco minutos por persona: masajes exprés, caricaturista, café de especialidad, degustación. Todo lo que dure más genera una cola que no da tiempo a absorber antes de que vuelva a empezar el programa.
¿Trabajáis con la secretaría técnica?
Sí, es lo habitual. Nos encargamos de la parte de recepción y actividad y encajamos con quien lleve la producción general, respetando sus tiempos de montaje y sus interlocutores.
¿Se puede hacer en varios idiomas?
Sí. Nuestro personal trabaja en castellano, catalán e inglés, y las actividades que proponemos para público internacional no dependen del idioma para funcionar.