Cómo encontrar y contratar al mejor planificador de eventos

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Enviado por Jordiaz el Vie, 19/06/2020 - 11:32

Contratar un planificador de eventos externo no tiene que ser una tarea desalentadora. Debe buscar los mejores organizadores de eventos para sus necesidades y evaluarlos cuidadosamente antes de comprometerse con uno. Pero primero, debe saber exactamente qué le está pidiendo al planificador de eventos que haga.

 

1) Determina tu objetivo

Antes de comenzar su búsqueda, debe determinar el objetivo del evento, el presupuesto con el que está trabajando y el motivo de su contratación externa.

Desea estar en condiciones de comunicar el esquema general del evento y sus objetivos más importantes.

Una vez que haya definido sus objetivos, comenzarán a surgir algunas ideas claras sobre el tema y el mensaje que desea transmitir.

Ahora querrá determinar el presupuesto que tiene para un planificador y lo que se espera que haga. Un planificador de eventos puede seleccionar el lugar, recomendar opciones de alimentos y bebidas, oradores y entretenimiento, estar en el lugar para las necesidades del día de producción y crear las invitaciones.

Si no puede manejar todo lo anterior por su cuenta, debe comenzar su búsqueda de un planificador de eventos.

2) Encuentra tu planificador de eventos

Independientemente de si se trata de un evento social o una reunión corporativa, las reglas de contratación de un organizador de eventos o servicio de catering siguen siendo las mismas: desea contratar a alguien que tenga experiencia en la creación de su tipo de evento.

El boca a boca es una forma de encontrar un planificador de eventos, ya sea una fiesta de aniversario, una reunión de negocios para el desayuno, un retiro de fin de semana o cualquier otro tipo de evento. Pero no siempre es el enfoque más efectivo.

Si está tratando de encontrar el mejor organizador de eventos para su aventura, busque una empresa con experiencia y una sólida reputación dentro de la comunidad de organizadores de eventos. La reputación de los compañeros puede ser un indicador más fuerte que las referencias de amigos.

Si desea saber quién tiene una buena reputación en su área, consulte con la oficina local de convenciones y visitantes o la cámara de comercio. También puede comunicarse con el departamento de ventas de convenciones de un hotel.

3) Entrevista a solicitantes

La mayoría de los planificadores de eventos estarán ansiosos por saber acerca de su evento. Al principio, bríndeles detalles breves y concéntrese en su experiencia en la ronda inicial de entrevistas.

Reduzca su lista de candidatos a los tres candidatos más fuertes.

Luego, debe preguntar a cada finalista o empresa sobre su negocio, su experiencia con eventos pasados ​​y cómo planean las contingencias. Un buen planificador lo guiará a través de una discusión sobre los objetivos generales de su evento, el cronograma, el presupuesto, el recuento de invitados y las preferencias personales, y también le hará preguntas sobre su organización. El que está ansioso por conocer sus objetivos y su evento se destacará del resto.

Aunque no siempre es posible conocer a un solicitante en persona durante la primera ronda de entrevistas, especialmente si su programa está fuera de la ciudad, este puede ser un paso crítico para elegir el planificador adecuado. Querrás al candidato que tenga una buena relación contigo.

El último paso es verificar las referencias de sus candidatos también. Póngase en contacto con antiguos clientes y asegúrese de que no haya eventos mal estropeados en su pasado.

Haz tu selección

Ahora es el momento de reducir su selección a una.

Una vez que haya realizado la contratación, el planificador de eventos debería poder compartir con usted un plan detallado para el evento. Es el momento de lanzar ideas creativas y descartar las ideas que no funcionan.

Sacar el presupuesto

Muchas personas que organizan un evento por primera vez quieren un evento de champán con un presupuesto de cerveza. Su planificador de eventos puede aprovechar al máximo su presupuesto, pero es posible que tenga que llevar su visión a la tierra un poco.

Deben trabajar juntos para lograr un presupuesto realista. Y no olvide averiguar las tarifas que cobrará el planificador de eventos y cómo se incorporarán al presupuesto. Las tarifas del planificador de eventos y cómo se cobran varían ampliamente.

Se le pedirá que proporcione depósitos, documentación y contratos al organizador del evento, así como a los lugares del evento y los servicios que ofrecen. Como siempre, debe hacer que un abogado revise los contratos antes de firmarlos.

Seguimiento

La mayoría de las cosas malas que suceden relacionadas con la planificación de eventos son el resultado de una falta de seguimiento. La planificación de eventos requiere la coordinación efectiva de la logística. En otras palabras, manténgase al tanto del proyecto y no obligue al planificador de eventos a tomar decisiones importantes sin su aporte.

Si todo sale según lo planeado, el proceso de planificación de eventos se realizará sin problemas y habrá agregado un excelente planificador de eventos a su red para futuras necesidades.

Si el proceso llega a un obstáculo antes del gran día, intervenga y trabaje para corregirlo. Los malentendidos se pueden resolver. Los problemas inesperados se pueden solucionar.

Pero esté preparado, si todo lo demás falla, para disparar su planificador de eventos e ir a una copia de seguridad.

 

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