Contractar un planificador d'esdeveniments extern no ha de ser una tasca descoratjadora. Heu de buscar els millors organitzadors d' esdeveniments per a les vostres necessitats i avaluar-los acuradament abans de comprometre-us amb un. Però primer, heu de saber exactament què demaneu al planificador d'esdeveniments que faci.
1) Determina el teu objectiu
Abans de començar la cerca, heu de determinar l'objectiu de l'esdeveniment, el pressupost amb què treballeu i el motiu de la contractació externa.
Voleu estar en condicions de comunicar l'esquema general de l'esdeveniment i els seus objectius més importants.
Un cop hàgiu definit els vostres objectius, començaran a sorgir algunes idees clares sobre el tema i el missatge que voleu transmetre.
Ara voldreu determinar el pressupost que teniu per a un planificador i el que s'espera que faci. Un planificador d'esdeveniments pot seleccionar el lloc, recomanar opcions de menjar i beure, oradors i entreteniment, ser al lloc per a les necessitats de producció del dia i crear les invitacions.
Si no podeu gestionar tot l'anterior pel vostre compte, heu de començar la cerca d'un planificador d'esdeveniments.
2) Troba el teu planificador d'esdeveniments
Independentment de si es tracta d'un esdeveniment social o d'una reunió corporativa, les regles de contractació d'un organitzador d'esdeveniments o servei de càtering continuen sent les mateixes: voleu contractar algú que tingui experiència en la creació del vostre tipus d'esdeveniment.
El boca-orella és una manera de trobar un planificador d'esdeveniments, ja sigui una festa d'aniversari, una reunió de negocis per esmorzar, una escapada de cap de setmana o qualsevol altre tipus d'esdeveniment. Però no sempre és l'enfocament més efectiu.
Si esteu intentant trobar el millor organitzador d'esdeveniments per a la vostra aventura, busqueu una empresa amb experiència i una sòlida reputació dins de la comunitat d'organitzadors d'esdeveniments. La reputació entre companys pot ser un indicador més fort que les referències d'amics.
Si voleu saber qui té una bona reputació a la vostra zona, consulteu amb l'oficina local de convencions i visitants o la cambra de comerç. També podeu posar-vos en contacte amb el departament de vendes de convencions d'un hotel.
3) Entrevista els sol·licitants
La majoria dels planificadors d'esdeveniments estaran ansiosos per saber més sobre el vostre esdeveniment. Al principi, doneu-los detalls breus i concentreu-vos en la seva experiència a la ronda inicial d'entrevistes.
Reduïu la vostra llista de candidats als tres candidats més forts.
Després, heu de preguntar a cada finalista o empresa sobre el seu negoci, la seva experiència amb esdeveniments passats i com planegen les contingències. Un bon planificador us guiarà en una discussió sobre els objectius generals del vostre esdeveniment, el cronograma, el pressupost, el nombre de convidats i les preferències personals, i també us farà preguntes sobre la vostra organització. El que estigui ansiós per conèixer els vostres objectius i el vostre esdeveniment es distingirà de la resta.
Encara que no sempre és possible conèixer un sol·licitant en persona durant la primera ronda d'entrevistes, especialment si el vostre programa és fora de la ciutat, aquest pot ser un pas crític per triar el planificador adequat. Voldreu el candidat que tingui una bona relació amb vosaltres.
L'últim pas és verificar també les referències dels vostres candidats. Poseu-vos en contacte amb antics clients i assegureu-vos que no hi hagi esdeveniments malmesos en el seu passat.
Fes la teva selecció
Ara és el moment de reduir la vostra selecció a una.
Un cop hàgiu fet la contractació, el planificador d'esdeveniments hauria de poder compartir amb vosaltres un pla detallat per a l'esdeveniment. És el moment de llançar idees creatives i descartar les idees que no funcionen.
Treure el pressupost
Moltes persones que organitzen un esdeveniment per primera vegada volen un esdeveniment de xampany amb un pressupost de cervesa. El vostre planificador d'esdeveniments pot aprofitar al màxim el vostre pressupost, però és possible que hagi de portar una mica la vostra visió a terra.
Han de treballar junts per aconseguir un pressupost realista. I no oblideu esbrinar les tarifes que cobrarà el planificador d'esdeveniments i com s'incorporaran al pressupost. Les tarifes del planificador d'esdeveniments i com es cobren varien àmpliament.
Se us demanarà que proporcioneu dipòsits, documentació i contractes a l'organitzador de l'esdeveniment, així com als llocs de l'esdeveniment i als serveis que ofereixen. Com sempre, heu de fer que un advocat revisi els contractes abans de signar-los.
Seguiment
La majoria de les coses dolentes que passen relacionades amb la planificació d'esdeveniments són el resultat d'una manca de seguiment. La planificació d'esdeveniments requereix la coordinació efectiva de la logística. En altres paraules, manteniu-vos al corrent del projecte i no obligueu el planificador d'esdeveniments a prendre decisions importants sense la vostra aportació.
Si tot surt segons el previst, el procés de planificació d'esdeveniments es farà sense problemes i haureu afegit un excel·lent planificador d'esdeveniments a la vostra xarxa per a futures necessitats.
Si el procés arriba a un obstacle abans del gran dia, intervingueu i treballeu per corregir-lo. Els malentesos es poden resoldre. Els problemes inesperats es poden solucionar.
Però estigueu preparats, si tota la resta falla, per acomiadar el vostre planificador d'esdeveniments i anar a una còpia de seguretat.