La planificación de un evento puede ser un proceso estresante y, a menudo, puede dejar a los organizadores del evento abrumados. Nuestros 10 consejos principales para la gestión exitosa de eventos lo ayudarán a dominar el arte de planificar un evento memorable y efectivo.
1) Comience temprano
Comience a planificar lo antes posible. Si su evento es grande, debe comenzar a planificarlo con cuatro a seis meses de anticipación. Los eventos más pequeños necesitan al menos un mes para planificar. Para mantener la ejecución final del evento fluyendo sin problemas, intente asegurarse de que todos los contratos de proveedores se completen unas semanas antes del evento.
2) Permanecer flexible
En el transcurso de la planificación del evento, las cosas van a cambiar. Ya sea que se trate de horarios de eventos, ubicaciones o incluso el tipo de evento que está organizando, debe asegurarse de que sea flexible y pueda satisfacer las demandas cambiantes.
3) Negociar
A pesar de lo que muchos vendedores le dirán, todo es negociable. Recuerde que con cada evento habrá costos imprevistos, así que trate de negociar un precio lo más bajo posible. Determine su presupuesto antes de reunirse con un proveedor y ofrezca pagar un 5-10% más bajo que esta cifra. Su proveedor puede pelear, pero finalmente quieren ganar su negocio.
4) Asignar responsabilidades
Divida los diversos elementos del evento en secciones (por ejemplo, registro, catering, transporte) y asigne una sección a cada miembro de su equipo. Como son los únicos responsables de su propia sección, estarán mucho más al tanto de pequeños cambios en los detalles.
5) Crear un documento compartido
Con la nube vienen muchos beneficios, y colaborar con su equipo no podría ser más fácil. Para mantener a todos en la misma página, cree un manual o documento central que detalle todo lo que tiene que ver con el evento, incluidos los contratos con los proveedores, la información de los asistentes y el plano de planta. Con un documento compartido, todos pueden consultarlo si no están seguros, y todo su equipo puede detectar si algo está fuera de lugar.
6) Tener un plan de respaldo
Es raro que un evento se lleve a cabo sin al menos un problema, un elemento puede no aparecer o una persona importante puede llegar tarde. Evalúe los activos más importantes que tendrá su evento y cree un plan de respaldo para cada uno. Si surgen una serie de problemas en el futuro, clasifíquelos y decida si se puede encontrar una alternativa o si se debe eliminar por completo del evento.
7) Haz un recorrido
Aproximadamente dos semanas antes del evento, realice una revisión de todo el proceso del evento. Organice una reunión con su equipo y recorra mentalmente todo, desde la configuración inicial hasta el proceso de seguimiento. A menudo, las complicaciones se destacan en estas reuniones y tendrá tiempo para corregirlas. Unos días antes del evento, organice otra carrera en el lugar.
8) Fotografía todo
Las imágenes pintan más que mil palabras, y publicar fotos positivas en línea es una excelente manera de demostrar el éxito de su evento. Si tiene el presupuesto para contratar a un fotógrafo profesional, estarán más informados sobre los tipos de fotos que se requieren y se acercarán a usted para obtener detalles. Solicite varias tomas para asegurarse de cubrir todas las bases, como una instantánea de la sala completa, fotos de la marca del evento y muchas fotos de los asistentes divirtiéndose.
9) Conéctese en línea
Un evento es la manera perfecta de aumentar su presencia en las redes sociales. Crea un hashtag personalizado para tu evento en Twitter y anima a tus seguidores a tuitear sobre él. Del mismo modo, cree un evento en Facebook y anime a sus seguidores a etiquetar el evento en publicaciones relevantes. Sube tus fotos una vez que termine el evento y anima activamente a los usuarios a etiquetarse a sí mismos.
10) Seguimiento inmediato.
Una vez que termina el evento, muchos organizadores caen en una trampa común: tomarse un descanso. Si bien se puede realizar la logística, es importante ser proactivo en el seguimiento con los asistentes, ya sea por correo electrónico o en las redes sociales, para demostrar el éxito del evento.
