La planificació d'un esdeveniment pot ser un procés estressant i, sovint, pot deixar els organitzadors de l'esdeveniment aclaparats. Els nostres 10 consells principals per a la gestió reeixida d' esdeveniments t'ajudaran a dominar l'art de planificar un esdeveniment memorable i efectiu.
1) Comença d'hora
Comença a planificar com abans millor. Si el teu esdeveniment és gran, has de començar a planificar-lo amb quatre a sis mesos d'antelació. Els esdeveniments més petits necessiten almenys un mes per planificar. Per mantenir l'execució final de l'esdeveniment fluint sense problemes, intenta assegurar-te que tots els contractes de proveïdors es completin unes setmanes abans de l'esdeveniment.
2) Mantén-te flexible
Durant la planificació de l'esdeveniment, les coses canviaran. Ja es tracti d'horaris de l'esdeveniment, ubicacions o fins i tot el tipus d'esdeveniment que estàs organitzant, has d'assegurar-te que siguis flexible i puguis satisfer les demandes canviants.
3) Negocia
Malgrat el que molts venedors et diran, tot és negociable. Recorda que amb cada esdeveniment hi haurà costos imprevistos, així que intenta negociar un preu el més baix possible. Determina el teu pressupost abans de reunir-te amb un proveïdor i ofereix pagar un 5-10% menys que aquesta xifra. El teu proveïdor pot resistir-se, però finalment volen guanyar el teu negoci.
4) Assigna responsabilitats
Divideix els diversos elements de l'esdeveniment en seccions (per exemple, registre, càtering, transport) i assigna una secció a cada membre del teu equip. Com que són els únics responsables de la seva pròpia secció, estaran molt més al corrent de petits canvis en els detalls.
5) Crea un document compartit
Amb el núvol vénen molts beneficis, i col·laborar amb el teu equip no podria ser més fàcil. Per mantenir tothom en la mateixa pàgina, crea un manual o document central que detalli tot el que té a veure amb l'esdeveniment, inclosos els contractes amb els proveïdors, la informació dels assistents i el plànol de planta. Amb un document compartit, tothom el pot consultar si no n'està segur, i tot el teu equip pot detectar si alguna cosa està fora de lloc.
6) Tingues un pla de reserva
És estrany que un esdeveniment es dugui a terme sense almenys un problema, un element pot no aparèixer o una persona important pot arribar tard. Avalua els actius més importants que tindrà el teu esdeveniment i crea un pla de reserva per a cadascun. Si sorgeix una sèrie de problemes en el futur, classifica'ls i decideix si es pot trobar una alternativa o si s'ha d'eliminar completament de l'esdeveniment.
7) Fes un recorregut
Aproximadament dues setmanes abans de l'esdeveniment, fes una revisió de tot el procés de l'esdeveniment. Organitza una reunió amb el teu equip i recorre mentalment tot, des de la configuració inicial fins al procés de seguiment. Sovint, les complicacions es destaquen en aquestes reunions i tindràs temps per corregir-les. Uns dies abans de l'esdeveniment, organitza un altre assaig al lloc.
8) Fotografia-ho tot
Les imatges diuen més que mil paraules, i publicar fotos positives en línia és una excel·lent manera de demostrar l'èxit del teu esdeveniment. Si tens el pressupost per contractar un fotògraf professional, estarà més informat sobre els tipus de fotos que es requereixen i s'adreçarà a tu per obtenir detalls. Sol·licita diverses preses per assegurar-te de cobrir totes les bases, com una instantània de la sala completa, fotos de la marca de l'esdeveniment i moltes fotos dels assistents passant-s'ho bé.
9) Connecta't en línia
Un esdeveniment és la manera perfecta d'augmentar la teva presència a les xarxes socials. Crea un hashtag personalitzat per al teu esdeveniment a Twitter i anima els teus seguidors a tuitejar-ne. De la mateixa manera, crea un esdeveniment a Facebook i anima els teus seguidors a etiquetar l'esdeveniment en publicacions rellevants. Puja les teves fotos un cop acabi l'esdeveniment i anima activament els usuaris a etiquetar-se a si mateixos.
10) Seguiment immediat.
Un cop acaba l'esdeveniment, molts organitzadors cauen en una trampa comuna: prendre's un descans. Tot i que es pot posposar la logística, és important ser proactiu en el seguiment amb els assistents, ja sigui per correu electrònic o a les xarxes socials, per demostrar l'èxit de l'esdeveniment.
