Aquí está el dilema: Necesitan que te encargues para planificar un evento, pero no tienes experiencia en la planificación de la gestión de eventos y de alguna forma este deber ha sido impuesto sobre tus hombros.
RELAX. Estamos aquí para ayudar 😉
Muchas organizaciones no tienen una persona específica dedicada a la gestión de marketing de eventos. Sin embargo, un evento puede hacer o deshacer una campaña. Aquí hay algunos consejos útiles para ayudarlo desde el proceso de planificación hasta el gran día.
1) Organiza tu evento para una pizarra
No importa el tipo de evento que esté planeando, debe trazar una estrategia.
-¿Cuál es el objetivo de tu evento?
-¿Estás presentando un nuevo producto o servicio a los clientes?
-¿Tienes una demostración del evento, eventos pasados?
Ya sea que su objetivo final sea ponerse al frente de personas influyentes o presentarse ante un grupo de ejecutivos, querrá poner una estrategia en la pizarra. Mire a su audiencia ideal, qué mensaje resonará con ellos y cómo va a medir los resultados.
Recuerde, no tendrá idea de si su evento fue un fracaso o una bendición a menos que tenga las métricas correctas.
2) Presupuesto del evento
Una vez que haya esbozado sus objetivos, debe considerar cuánto costará lograr esos objetivos.
Personalmente, en United Events hago una lista del precio de cada artículo que necesito para que un evento suceda.
Esto puede incluir
-Carteles
-Invitaciones
-Un nuevo sitio web
-Comida
-Bebidas
-Música
-Regalos
-Entretenimiento para los invitados
etc.
Piense en los eventos a los que asistió e imagine todas las pequeñas cosas que estuvieron involucradas. ¿Qué necesitas absolutamente y sin qué puedes vivir? Haga una lista de verificación y comience a desarrollar un precio general.
3) Un tiempo y lugar para cada evento
¿Está alojando ejecutivos o gerentes? ¿Es una presentación o un mezclador? ¿Es este evento parte de su estrategia de generación de demanda o de conocimiento de la marca?
La respuesta a estas preguntas debe determinar cuándo y dónde se lleva a cabo su evento.
Si se dirige a ejecutivos ocupados, por ejemplo, querrá planificar un desayuno elegante.
Un evento de networking se sirve mejor en la noche con cócteles.
Una presentación se siente forzada en un bar, es mejor celebrar ese tipo de evento en un hotel o sala de conferencias.
Tenga en cuenta cómo nuestro entorno influye en nuestra capacidad de atención y el tipo de mensaje que esperamos escuchar.
4) Iteración de las invitaciones a tu evento
La invitación a su evento es uno de los aspectos más importantes de todo el proceso de planificación. No desea enviar la primera invitación demasiado pronto o demasiado tarde.
A tres semanas del evento estaría bastante bien, pero si desea acceder a los calendarios de los ejecutivos, es posible que desee enviarlo incluso antes. Una invitación más detallada y elaborada para un evento de cena es apropiada, pero es posible que desee ser más simple y directo al punto si presenta una demostración. Incluya instrucciones que incluyan el acceso al transporte público. Haz que sea fácil ser un asistente.
Además, querrás segmentar tu lista de invitados. La automatización de marketing puede ayudar enormemente en este caso. Una invitación al evento de analistas simplemente desechará la bandeja de entrada de un CMO. Y querrás hacer un seguimiento. Aquellos que han confirmado su asistencia deben recibir recordatorios que difieren en tiempo y mensaje que aquellos que no lo han hecho.
5) Regreso al Futuro IV
Visite el lugar el día antes de su evento. Imagine cómo quiere que los asistentes experimenten el evento.
¿Qué signos deben estar en su lugar para evitar confusiones?
¿Dónde debe ubicar al personal?
Básicamente, desea comprender lo que verán sus invitados desde el momento en que ingresen al lugar hasta la mesa de registro para el evento real. Siente las cosas. Y la única forma de anticipar cómo se sentirá su evento es ir al evento antes que suceda en los zapatos de sus invitados.