Tant si acabes de començar en el negoci de planificació d'esdeveniments com si ets un planificador d'esdeveniments experimentat, és probable que et soni una llista de verificació de planificació d'esdeveniments o que almenys n'hagis sentit parlar durant un curs de planificació d'esdeveniments o una reunió del sector. Hi ha un motiu per a això. Una llista de verificació de planificació d'esdeveniments és el millor amic d'un planificador, una eina inestimable per gestionar amb èxit els teus esdeveniments.
Nota: una llista de verificació de planificació d'esdeveniments també es coneix com a cronograma de treball o camí crític.
La planificació d'esdeveniments va de planificar. Fins i tot la idea d'esdeveniment més creativa fracassarà si no està ben planificada i executada. Aquí és on entra en joc una llista de verificació d'esdeveniments. És la teva guia per mantenir-te organitzat i dins dels terminis previstos mentre fas equilibris amb la gran quantitat de responsabilitats i detalls diversos de la planificació d'un esdeveniment d'èxit. I és particularment útil quan es gestionen diversos esdeveniments. Oblidar una tasca petita o quedar-se enrere en una data límit pot provocar un efecte dòmino: altres aspectes aparentment no relacionats del teu esdeveniment poden començar a ensorrar-se, un per un.
Per tant, no et refiïs de la memòria, de les notes adhesives ni dels gargots al bloc per mantenir el teu negoci de planificació d'esdeveniments funcionant sense problemes. Aprèn a elaborar una llista de verificació de planificació d'esdeveniments efectiva, i aviat es convertirà en el teu nou millor amic.
1) Abans de començar
Per començar, reserva un temps de la teva agenda per concentrar-te en l'esdeveniment que estàs planificant. Després, aclareix la ment. Seriosament. No miris el telèfon ni responguis cap correu electrònic. Has de visualitzar aquest esdeveniment de principi a fi sense interrupcions ni distraccions per poder planificar de manera efectiva totes les tasques que s'han de completar.
2) Preparar-se
Pensa en l'esdeveniment que estàs planificant i escriu tots els detalls que estan confirmats: nom del client i informació de contacte, data de l'esdeveniment, ubicació, nombre d'assistents, etc. Treu un calendari i marca la data de l'esdeveniment amb lletres grans. Reuneix qualsevol altre material rellevant (fotos del local, llista de proveïdors a contactar) que formi part d'aquest esdeveniment.
3) Fer marxa enrere
La manera de començar a escriure una llista de verificació de planificació d'esdeveniments és treballar al revés.
Els convidats viuen un esdeveniment com una trobada d'un o diversos dies amb tot passant alhora. Com una actuació en directe que apareix a l'escenari i es desenvolupa de manera meravellosa. Els planificadors d'esdeveniments veuen els esdeveniments com una sèrie d'esdeveniments més petits que encaixen com les peces d'un trencaclosques fins a culminar en l'esdeveniment final. Així doncs, com a planificadors, comencem pel principi. Que són diverses setmanes o mesos abans que tingui lloc un esdeveniment real.
4) Comença pel principi
Quan decideixis per on començar a escriure la teva llista de verificació de planificació d'esdeveniments, pensa a establir una base sòlida per al teu esdeveniment. Abans de seleccionar esquemes de colors i encarregar flors, has d'abordar el més bàsic. Des de la signatura de contractes fins a la negociació d'un bloc d'habitacions, tot s'ha d'escriure a la teva llista de verificació, no importa com de gran o petit sigui. La clau és ocupar-se primer de qualsevol tasca que es pugui completar amb antelació per deixar més temps a l'agenda per a les tasques pendents que passen més a prop de la data de l'esdeveniment.
Alguns exemples d'elements per incloure a la teva llista de verificació del planificador d'esdeveniments:
- Signar contractes (amb el client, el local, els proveïdors, etc.).
- Confirmar data i hora amb el local
- Contractar entreteniment (grup musical, orador, etc.)
- Assegurar el bloc d'hotel
- Enviar invitacions per correu
- Seleccionar el menú
- Contractar cambrers
- Confirmar el nombre de convidats
- Visita al local
- Confirmar la disposició de la sala
5) Deixar temps extra
A cada element de la teva llista de verificació d'esdeveniments, afegeix temps extra. Si la data per enviar les invitacions és el 15 de març, inclou a la llista un element per tenir les invitacions a punt per enviar el 8 de març, una setmana abans. Això et dona una mica de temps extra en cas que alguna cosa vagi malament amb les invitacions o si vas endarrerit per un altre motiu.
6) Inclou recordatoris a la teva llista de verificació
No n'hi ha prou d'escriure "signar contracte amb el proveïdor" a la llista i després marcar la casella quan s'hagi completat. Hauràs d'assegurar-te que el proveïdor ha rebut una còpia del contracte i que també t'ha retornat una còpia signada. Així doncs, per a cada element gran que afegeixis a la llista de verificació, inclou un recordatori. Per exemple, "Fer seguiment amb el servei de càtering sobre el contracte". Afegeix un altre recordatori posterior que digui "Contracte signat rebut del proveïdor". No és estrany abordar una tasca i considerar-la feta quan en realitat només s'ha completat per part teva.