Ya sea que recién esté comenzando en el negocio de planificación de eventos o sea un planificador de eventos experimentado, es probable que esté familiarizado con una check-list de planificación de eventos o al menos haya escuchado que se hace referencia a ella durante un curso de planificación de eventos o una reunión de la industria. Hay una razón para eso. Una check-list de planificación de eventos es el mejor amigo de un planificador, una herramienta invaluable para administrar con éxito sus eventos.
Nota: una check-list de planificación de eventos también se conoce como un cronograma de trabajo o una ruta crítica.
La planificación de eventos tiene que ver con la planificación. Incluso la idea de evento más creativa fracasará si no está bien planificada y ejecutada. Aquí es donde entra en juego una check-list de eventos. Es su guía para mantenerse organizado y dentro de los plazos previstos al hacer malabares con la gran cantidad de responsabilidades y detalles variados en la planificación de un evento exitoso. Y es particularmente útil cuando se gestionan múltiples eventos. Olvidar una tarea pequeña o quedarse atrás en una fecha límite puede resultar en un efecto dominó: otros aspectos aparentemente no relacionados de su evento pueden comenzar a desmoronarse, uno por uno.
Por lo tanto, no confíe en su memoria, notas adhesivas o garabatos en su bloc para mantener su negocio de planificación de eventos funcionando sin problemas. Aprenda a armar una check-list de planificación de eventos efectiva, y pronto se convertirá en su nuevo mejor amigo.
1) Antes de que empieces
Para comenzar, elimine un tiempo de su agenda para concentrarse en el evento que está planeando. Luego, aclara tu mente. Seriamente. No mirar el teléfono o contestar un correo electrónico. Debe visualizar este evento de principio a fin sin interrupción ni distracción para poder planificar de manera efectiva todas las tareas que deben completarse.
2) Prepararse
Piense en el evento que está planeando y escriba todos los detalles que se confirman: nombre del cliente e información de contacto, fecha del evento, ubicación, número de asistentes, etc. Saque un calendario y marque la fecha del evento en negrita. letras. Reúna cualquier otro material relevante (fotos del lugar, lista de proveedores para contactar) que sean parte de este evento.
3) Dar marcha atrás
La forma de comenzar a escribir una check-list de planificación de eventos es trabajar al revés.
Los invitados experimentan un evento como una reunión de uno o varios días con todo lo que sucede a la vez. Como una actuación en vivo que aparece en el escenario y se ejecuta maravillosamente. Los planificadores de eventos ven los eventos como una serie de eventos más pequeños que encajan como piezas de un rompecabezas para culminar en el evento final. Entonces, como planificadores, comenzamos desde el principio. Que es varias semanas o meses antes de que ocurra un evento real.
4) Comience desde el principio
Cuando decida por dónde comenzar a escribir su check-list de planificación de eventos, piense en establecer una base sólida para su evento. Antes de seleccionar esquemas de color y ordenar flores, debe abordar lo básico. Desde la firma de contratos hasta la negociación de un bloque de habitaciones, todo debe escribirse en su lista de verificación, sin importar cuán grande o pequeño sea. La clave es primero encargarse de cualquier tarea que pueda completarse con anticipación para permitir más tiempo en su agenda para aquellos elementos de tareas pendientes que ocurren más cerca de la fecha del evento.
Algunos ejemplos de elementos para incluir en su check-list del planificador de eventos:
- Firmar contratos (con el cliente, el lugar, los vendedores, etc.).
- Confirmar fecha y hora con el lugar
- Contratar entretenimiento (banda, orador, etc.)
- Bloqueo seguro del hotel
- Invitaciones por correo
- Seleccione el menú
- Contratar meseros
- Confirmar la cantidad de invitados
- Tutorial del sitio
- Confirmar la configuración de la sala
5) Permitir tiempo extra
Con cada elemento en su check-list de eventos, agregue tiempo extra. Si la fecha para enviar las invitaciones es el 15 de marzo, incluya un elemento en su lista para tener las invitaciones listas para enviarlas el 8 de marzo, una semana antes. Eso le da algo de tiempo extra en caso de que algo salga mal con las invitaciones o si está retrasado por otro motivo.
6) Incluya recordatorios en su lista de verificación
No es suficiente escribir "firmar contrato con el proveedor" en su check-list y luego marcar la casilla cuando esté completo. Deberá asegurarse de que el proveedor haya recibido una copia del contrato y que también le haya devuelto una copia firmada. Entonces, para cada artículo grande, agregue a su lista de verificación, incluya un recordatorio. Por ejemplo, "Seguimiento con servicio de catering re: contrato". Agregue otro recordatorio posterior que diga "Contrato firmado recibido del proveedor". No es raro abordar una tarea y considerarla realizada cuando realmente solo se completó de su lado.