Aquí tens el dilema: Necessiten que t'encarreguis de planificar un esdeveniment, però no tens experiència en la planificació de la gestió d'esdeveniments i d'alguna manera aquest deure t'ha estat imposat a les espatlles.
RELAX. Som aquí per ajudar 😉
Moltes organitzacions no tenen una persona específica dedicada a la gestió de màrqueting d'esdeveniments. No obstant això, un esdeveniment pot fer o desfer una campanya. Aquí hi ha alguns consells útils per ajudar-te des del procés de planificació fins al gran dia.
1) Organitza el teu esdeveniment en una pissarra
No importa el tipus d'esdeveniment que estiguis planejant, has de traçar una estratègia.
-Quin és l'objectiu del teu esdeveniment?
-Estàs presentant un nou producte o servei als clients?
-Tens una demostració de l'esdeveniment o d'esdeveniments passats?
Tant si el vostre objectiu final és posar-vos al davant de persones influents com presentar-vos davant d'un grup d'executius, voldreu posar una estratègia a la pissarra. Mireu la vostra audiència ideal, quin missatge ressonarà amb ella i com mesurareu els resultats.
Recordeu que no sabreu si el vostre esdeveniment ha estat un fracàs o una benedicció tret que tingueu les mètriques correctes.
2) Pressupost de l'esdeveniment
Un cop hàgiu esbossat els vostres objectius, heu de considerar quant costarà assolir-los.
Personalment, a United Events faig una llista del preu de cada article que necessito perquè un esdeveniment tingui lloc.
Això pot incloure
-Cartells
-Invitacions
-Un nou lloc web
-Menjar
-Begudes
-Música
-Regals
-Entreteniment per als convidats
etc.
Pensa en els esdeveniments als quals has assistit i imagina totes les petites coses que hi van intervenir. Què necessites absolutament i sense què pots viure? Fes una llista de verificació i comença a elaborar un preu general.
3) Un moment i un lloc per a cada esdeveniment
Allotgeu executius o gerents? És una presentació o un mescladar? Forma part aquest esdeveniment de la vostra estratègia de generació de demanda o de coneixement de la marca?
La resposta a aquestes preguntes ha de determinar quan i on se celebra el vostre esdeveniment.
Si us dirigiu a executius ocupats, per exemple, voldreu planificar un esmorzar elegant.
Un esdeveniment de networking es serveix millor al vespre amb còctels.
Una presentació es nota forçada en un bar; és millor celebrar aquest tipus d'esdeveniment en un hotel o una sala de conferències.
Tingueu en compte com el nostre entorn influeix en la nostra capacitat d'atenció i en el tipus de missatge que esperem escoltar.
4) Iteració de les invitacions al teu esdeveniment
La invitació al vostre esdeveniment és un dels aspectes més importants de tot el procés de planificació. No voleu enviar la primera invitació massa aviat ni massa tard.
Tres setmanes abans de l'esdeveniment seria força adequat, però si voleu accedir a les agendes dels executius, potser voldreu enviar-la fins i tot abans. Una invitació més detallada i elaborada és apropiada per a un esdeveniment de sopar, però potser voldreu ser més simple i directe si presenteu una demostració. Incloeu instruccions que incloguin l'accés amb transport públic. Feu que sigui fàcil ser assistent.
A més, voldreu segmentar la vostra llista de convidats. L'automatització de màrqueting pot ajudar enormement en aquest cas. Una invitació a l'esdeveniment d'analistes simplement embrutarà la safata d'entrada d'un CMO. I voldreu fer-ne un seguiment. Els qui han confirmat l'assistència han de rebre recordatoris que difereixin en el moment i el missatge dels que no ho han fet.
5) Retorn al Futur IV
Visiteu el lloc el dia abans del vostre esdeveniment. Imagineu com voleu que els assistents visquin l'esdeveniment.
Quins senyals han d'estar col·locats per evitar confusions?
On heu de situar el personal?
Bàsicament, voleu comprendre què veuran els vostres convidats des del moment que entrin al lloc fins a la taula de registre per a l'esdeveniment real. Sentiu les coses. I l'única manera d'anticipar com se sentirà el vostre esdeveniment és anar a l'esdeveniment abans que tingui lloc, a la pell dels vostres convidats.