Sabies que el "coordinador d'esdeveniments" figurava com la cinquena feina més estressant el 2016? I això només està darrere del personal militar allistat, bombers, pilots d'avió i policies. L'execució reeixida d'esdeveniments requereix una àmplia gamma d'habilitats i nervis d'acer.
Per celebrar els herois quotidians de la indústria d'esdeveniments, aquestes són les 10 qualitats principals dels gerents d'esdeveniments reeixits:
1) 1. Tenen traça amb la gent.
La qualitat número u que comparteixen els gerents d'esdeveniments reeixits? Els talents amb la gent. Has de sentir-te còmode connectant amb executius d'alt nivell, funcionaris governamentals, proveïdors, companys de feina, representants de patrocinadors, clients, supervisors, subministradors, personal i assistents a esdeveniments. Per treballar amb èxit amb aquesta àmplia gamma de persones, hauràs de ser capaç de resoldre conflictes amb agilitat, ser un negociador segur però agradable i mantenir el teu sentit de l'humor.
Recorda intentar divertir-te amb la feina que fas i amb les persones amb qui treballes, i voldran tornar a treballar amb tu. No ho pots fer tot tu sol, per la qual cosa construir relacions és clau.
La qualitat número u que comparteixen els gerents d'esdeveniments reeixits? Els talents amb la gent.
2) 2. Són flexibles.
Els gerents d'esdeveniments han d'actuar com a conserges i bombers. Netejar els desordres i apagar focs, de manera ràpida, silenciosa i eficient, és part de la feina. Mantén la calma, fes-ho, després torna a dirigir l'espectacle.
3) 3. Són bons oients.
La capacitat de comprendre què volen les parts interessades clau del teu esdeveniment és crítica. És possible que aquestes persones no siguin a la indústria d'esdeveniments, per la qual cosa és possible que no parlin el argot o no sàpiguen què és realista. Has de poder discernir les seves necessitats i assegurar-te que totes les parts comparteixin les mateixes expectatives. Presta atenció al que es diu, i al que no es diu, en les converses clau. Aprofitar aquestes necessitats parlades (i tàcites) al llarg del teu procés de planificació t'ajudarà a mantenir-te un pas per davant.
4) 4. Estan organitzats.
Per executar amb èxit qualsevol esdeveniment, has de ser capaç de fer malabarismes amb unes 50 coses alhora. Aquesta destresa multitasca és necessària tant per a una planificació fluida com per a l'execució perfecta d'un esdeveniment. Els millors planificadors tenen sistemes infal·libles, llistes de verificació pas a pas i pràctiques eines tecnològiques . Treballar en esdeveniments requereix la capacitat d'enfocar-se en el panorama general mentre es fa un seguiment de tots els petits detalls. Per evitar l'esgotament, sent-te còmode delegant algunes de les teves tasques que requereixen més temps. I si les coses no surten segons el pla, no tinguis por de canviar al pla "B".
5) 5. Són apassionats.
Amb tot l'estrès de la feina, has d'estimar realment el que fas. La passió genuïna t'ajuda a superar els sotracs del camí i a mantenir-te fresc quan tot sembla perdut. També condueix a esclats de creativitat i inspiració per crear alguna cosa genial en lloc de simplement intentar passar el dia. Es poden aprendre coses com la gestió del temps, però no es pot ensenyar la passió, i la necessitaràs per tenir èxit. Ser un administrador d'esdeveniments pot ser, de vegades, una feina ingrata; ha de ser alguna cosa més que un sou per a tu.
La gestió del temps es pot aprendre, però no es pot ensenyar la passió, i la necessitaràs per tenir èxit.
6) 6. Són bons comunicadors.
Una comunicació clara, ferma i amable t'estableix com a líder de l'equip, manté tothom en el bon camí i garanteix que els objectius de l'esdeveniment siguin clars per a tots els involucrats. També et permet compartir de manera efectiva la teva visió i entusiasmar els altres també. Comunica't d'una manera que sigui respectuosa amb tothom i que no menyspreï ningú. Accepta les crítiques i està obert a noves idees. Tothom té un paper en l'èxit d'un esdeveniment, així que assegura't de comunicar-te amb ells d'una manera clara, segura i poderosa.
7) 7. Estan tranquils sota pressió.
El teu equip buscarà respostes per a gairebé tot. En moments d'estrès, l'últim que necessiten és un líder inestable que prengui males decisions perquè es trenca sota la pressió. Els gerents d'esdeveniments reeixits es mantenen equilibrats i continuen tractant tothom amb respecte, passi el que passi. Intenta mantenir-te fresc, tranquil i serè quan tractis amb altres persones, fins i tot si tens un munt de nervis a dins.
8) 8. Són creatius per resoldre problemes.
Ja sigui per rastrejar una mica de cinta adhesiva d'emergència o refer una presentació magistral a l'últim minut, has de ser enginyós amb el que tens. No importa com de bé planifiquis, alguna cosa anirà malament. I serà molt més fàcil abordar-ho si t'agrada trobar solucions creatives als desafiaments que sorgeixen.
9) 9. Són decisius.
Els administradors d'esdeveniments han de poder prendre diverses decisions alhora i prendre-les ràpidament. I, potser el més important, han de ser capaços de reconèixer quan és massa tard per canviar aquestes decisions, i tenir la determinació de defensar-les.
10) 10. Tenen experiència.
Serà molt més fàcil per a les persones confiar en tu si tens molta experiència. I la teva feina serà més fàcil per a tu un cop hagis vist la varietat de desafiaments que un esdeveniment et pot llançar. A més, el gerent experimentat té una xarxa de professionals de confiança als quals recórrer quan les coses es posen difícils. Si encara no tens molta experiència, no et preocupis, només dona-li temps!